LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP

2.1  Langkah-langkah Penyusunan SOP

Inti dari disusunnya buku Panduan Pembuatan SOP tentang Tata Kelola Data ini adalah memberikan pedoman praktis  bagi penyusun, pengimplementasi dan pengendali SOP di dalam unit kerja adalah tahap-tahap teknis penyusunan SOP.

Tahap-tahap teknis penyusunan SOP adalah sebagai berikut:

1.      Tahap Persiapan

Tahapan ini bertujuan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP serta menyusun alternatif tindakan yang harus dilakukan oleh unit kerja yang terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu :

a. Mengetahui kebutuhan.

b. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan

c. Menetapkan kebutuhan

d. Menetapkan alternatif tindakan

Produk dari tahapan ini adalah keputusan mengenai alternatif tindakan yang akan dilakukan.

2.      Tahap Pembentukan Organisasi Tim

Tahapan ini bertujuan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan alternative tindakan yang telah dibuat dalam tahap persiapan. Tahapan ini mencakup 5 (lima) langkah, yaitu:

a. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertugas sebagai penanggungjawab pelaksana

b. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan

c. Menetapkan orang yang diberi tanggungjawab atas pelaksanaan secara garis besar.

d. Menetapkan mekanisme control pekerjaan

e. Membuat pedoman pembagian pekerjaan dan control pekerjaan

Produk dari tahap ini adalah pedoman pembagian tugas dan kontrol pekerjaan.

3.      Tahap Perencanaan

Tahapan ini bertujuan menyusun serta menetapkan strategi, metodologi, rencana dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana penyusunan. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu:

a. Menyusun strategi dan metodologi kerja.

b. Menyusun perencanaan kerja

c. Menyusun program-program kerja rinci

d. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja rinci

Produk dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja rinci.

4.      Tahap Penyusunan

Tahapan ini bertujuan untuk melaksanakan penyusunan SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah, yaitu:

a.       Mengumpulkan informasi terkait dengan metode pendekatan pengumpulan yaitu dengan metode pendekatan system atau risiko kegiatan.

b.      Mengumpulkan informasi pelengkap, yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, kaitan dengan prosedur lain, dan kode prosedur.

c.       Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP yang dipilih.

d.      Melaksanakan penulisan SOP.

e.       Membuat draft pedoman SOP.

Produk dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

5.      Tahap Uji Coba

Tahapan ini bertujuan menerapkan SOP dalam bentuk uji coba draft pedoman SOP yang telah dibuat dalam tahap penyusunan. Tahap ini terdiri dari 6(enam) langkah yaitu:

a.       Merancang metodologi uji coba.

b.      Mempersiapkan materi uji coba.

c.       Menetapkan tim pelaksana uji coba.

d.      Mempersiapkan sarana uji coba.

e.       Melaksanakan uji coba.

f.       Menyusun laporan hasil uji coba.PDT-PS/SOP-1 7 Mei 2012

Produk dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk melakukan penyempurnaan draft pedoman SOP.

6.      Tahap Penyempurnaan

Tahapan ini bertujuan menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji coba yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Tahap ini terdiri dari 6 (enam) langkah, yaitu:

a.       Mendiskusikan laporan hasil uji coba.

b.      Merancang dan merencanakan langkah-langkah penyempurnaan pedoman SOP

c.       Menyusun pembagian tugas penyempurnaan

d.      Melaksanakan penyempurnaan

e.       Melakukan uji coba terbatas dengantim atau tim penyeimbang (counterpart) atau kelompok fokus (focus group) yang dibentuk secara khusus.

f.       Menyusun pedoman SOP akhir (final manual)

g.      Produk dari tahap ini adalah pedoman SOP akhir (final manual atau final guidance) yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja.

7.      Tahap Implementasi

Tahapan ini bertujuan untuk mengimplementasikan pedoman SOP akhir secara menyeluruh dan standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 6 (enam) langkah, yaitu:

a.       Merancang metodologi implementasi.

b.      Mempersiapkan materi implementasi.

c.       Menetapkan tim pelaksana implementasi

d.      Mempersiapkan sarana implementasi.

e.       Melaksanakan implementasi.

f.       Menyusun laporan implementasi.

Produk dari tahap ini adalah laporan implementasi yang akan menjadi dasar dalam melakukan tahapan pemeliharaan dan audit.

8.      Tahap Pemeliharaan dan Audit

Tahapan ini merupakan tahap akhir dari seluruh tahap-tahap teknis penyusunan SOP dan bertujuan untuk menyelenggarakan pemeliharaan dan audit atas pelaksanaan penerapan SOP dalam organisasi selama periode tertentu. Tahapan ini terdiri dari 7 (tujuh) langkah, yaitu:

a.       Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang

b.      diterapkan.

c.       Mempersiapkan tim pemeliharaan dan audit.

d.      Melaksanakan pemeliharaan dan audit.

e.       Membuat laporan setiap kegiatan pemeliharaan dan audit.

f.       e. Menyimpulkan temuan-temuan di dalam laporan kegiatan pemeliharaan     dan audit dan menyusun perencanaan perbaikan yang diperlukan.

g.      Melaksanakan perbaikan sesegera mungkin bila perbaikan yang dilakukan kecil dan bersifat rutin.

h.      Melaksanakan tahap-tahap teknis penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang harus dilakukan besar dan bersifat tidak rutin.

Produk dari tahap ini adalah : (i) laporan perbaikan rutin, dan (ii) laporan kebutuhan perbaikan besar atas SOP.

Penyusunan SOP dalam organisasi atau uni kerja harus dilakukan melalui tahap-tahap yang sistematis berpedoman pada tahapan-tahapan teknis yang telah disajikan. Setiap tahap akan menghasilkan produk yang menjadi dasar bagi pelaksanaan tahap yang berikutnya. Tahap-tahap ini merupakan siklus yang harus dilaksanakan secara berurutan.

2.2  Evaluasi

1.      Tujuan : membudayakan internal audit

2.      Evaluasi dilaksanakan berkala, maksimal 3 th sekali sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut.

3.      Tetapkan pelaksana evaluasi

4.      Buat protap tata cara evaluasi SOP. Kembangkan format/check list evaluasidan hasil evaluasi.

2.3  Perubahan atau Revisi

Yang dimaksud dengan revisi adalah kegiatan atau usaha untuk memperbaiki suatu SOP, yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP. Revisi perlu dilakukan bila :

1.      Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dengan keadaan yang ada.

2.      Adanya perkembangan ilmu dan teknologi

3.      Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru

4.      Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi